几个月前，天气还很冷的时候，一个邻居向我们新建住宅区的所有居民发送了一份邻里的电话号码簿，标题为“邻居的号码簿”。一个半小时后，我收到了一封来自其中一个邻居向所有人回复的邮件，主题是“Re:邻居的号码簿”。我不经意地点开了这封邮件，发现这个发送者所写的是他的暖气机坏了，想向邻居们借毛毯以及煤油暖气机。当然，他还是得到了他所需要的东西并修好了他的暖气机，但如果他所发出的邮件能有一个更好的标题的话，我想他也许能够获得更快的回复。
3、在一封邮件中包含多个话题
将多个话题包含在一封邮件中能够让你减少发送的次数，也可以减少电子邮件的流量以及数量。然而，你的接收者可能就会因此忽略了一个或多个话题。所以最好还是让每封电子邮件中只包含一个话题。
在一封电子邮件中只包含一个话题可以使沟通更有效
4、未经思考就发送
当你年幼的时候，你的母亲也许有告诉过你，在对一个人作出回应之前心里先默数三声。为什么她要那么说呢？因为她知道，如果不经思考就回答的话可能会引发一些问题。
请确保你所要说的确实就是你所写的东西，人们可能会根据你的字句来自行理解你的意思。通过电子邮件所开的玩笑很可能会比当面这么做要造成更大的误解。另外，请小心谨慎，不要太快对一封让你不悦的电子邮件作出回应。一个愚蠢的人才会当即表现他的不满，而智者总是能够将一些羞辱忽略。
出于法律因素，在发送邮件前你也需要经过思考。电子邮件能够被律师“发现”，作为一方提出诉讼的证据。也就是说，你在电子邮件中所写的内容可能落入一些律师的手中，成为审判时的证据。因此在你发送一封电子邮件之前，想象自己是处在一个证人的立场，正在提供证词。
5、轻率地对所有人回复
在你按下“回复所有”前，先确定你是否真的需要这么做。真的每个人都需要看到你的回复吗？你的回复对所有人都是有益的吗？或者说你是否仅仅是发送了一个私人的回复或者只是一个关于发件人的个人问题呢？在这些情况下，你只需要做简单的“回复”就可以了。否则，你的一些私人的争论就可能变成公众皆知的尴尬信息。